FAQ

Schülerforschungszentren (SFZ) sind Trainings- und Experimentierstätten, an denen Kinder und Jugendliche allein oder in kleinen Teams in ihrer Freizeit eigenständig und kreativ eigenen Forschungsprojekten nachgehen. Die Forschungsprojekte stammen häufig aus den Bereichen Mathematik, Informatik, Naturwissenschaften und Technik (MINT). SFZ sind regionale, außerschulische, schul- und schulartübergreifende Einrichtungen und fördern Kinder und Jugendliche im kreativen, forschenden Lernen individuell und ohne jegliche politische, ethnische oder religiöse Orientierung. SFZ können an eine Schule oder Hochschule angebunden oder in eigenen Räumlichkeiten untergebracht sein. In der Übersicht der Schülerforschungszentren finden Sie ein Schülerforschungszentrum in Ihrer Nähe oder eines mit einem besonderen Schwerpunkt.  

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Das SFZ Südwürttemberg, die Stiftung Jugend forscht e. V. und die Joachim Herz Stiftung haben gemeinsam Qualitätskriterien für SFZ und damit einen Orientierungsrahmen zur professionellen Ausgestaltung der verschiedenen Bereiche im SFZ entwickelt. Die Qualitätskriterien sind kein festes Regelwerk. Es handelt sich vielmehr um Qualitätsaspekte, denen sich ein Großteil der Akteure im Netzwerk Schülerforschungszentren verbunden fühlen. Die Kriterien helfen den SFZ dabei, eigene Qualitätsstandards zu prüfen und dauerhaft zu halten. Ihre Berücksichtigung wird ausschließlich vom SFZ selbst bestimmt. Zu den Qualitätskriterien zählen Angebote in verschiedenen MINT-Fächern, Offenheit gegenüber Ideen und Themen der jungen Forscherinnen und Forscher, Befähigung zum wissenschaftlichen Arbeiten, freies Forschen und Experimentieren und andere.  

Die vollständige Auflistung aller Qualitätskriterien für SFZ finden Sie hier.   

Mehr Informationen zu den Qualitätskriterien für SFZ finden Sie in unserer Broschüre “Best-Practices und Tipps von Expert:innen für Schülerforschungszentren”.

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Zielgruppen der SFZ sind interessierte Kinder und Jugendliche. Das Alter der Teilnehmenden reicht vom Vorschulalter bis ins Studium. Viele SFZ machen auch Weiterbildungsangebote für Lehrkräfte. In der Übersicht der Schülerforschungszentren haben Sie die Möglichkeit, die SFZ nach Altersgruppen zu filtern. 

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Örtliche Bildungsinstitutionen wie Schulen, Hochschulen oder Volkshochschulen, außerschulische Lern- und Erlebnisorte, Vereine, Verbände, sonstige private Initiativen und engagierte Einzelne können wertvolle Unterstützer für Ihr SFZ sein. Auch Kommunen, lokale Politik und Wirtschaft können gewinnbringend sein. Wenn Sie die Zusammenarbeit arbeitsteilig organisieren, können sich daraus vielfältige Synergien entwickeln. Fragen Sie sich dabei grundsätzlich: Wer kann was übernehmen? Prüfen Sie, ob Räumlichkeiten und Personal gemeinschaftlich und damit kostensparend genutzt werden können. Empfehlenswert ist es auch, Ihre Angebote untereinander abzustimmen, um Doppelungen zu vermeiden. Wenn Sie gezielt aufeinander verweisen, können Sie dadurch den Bekanntheitsgrad der beteiligten Akteure erhöhen und gleichzeitig mehr Teilnehmende gewinnen. 

Unterstützung erfolgt sowohl finanziell als auch durch Sach- und Personalmittel: 

• Finanzielle Unterstützung: Diese erfolgt häufig in Form öffentlicher Förderung, durch Zuwendungen von Stiftungen, durch Spenden oder durch Sponsoring. Ein stabiler Betrieb von SFZ sollte sich in der Regel weder ausschließlich noch dauerhaft allein an der Verfügbarkeit öffentlicher Fördermittel orientieren, sondern aus verschiedenen Finanzierungsquellen sichergestellt werden. 

• Unterstützung in Form von Sachmitteln und Personal: Kommunale Einrichtungen und Unternehmen stellen einigen SFZ Sachmittel (Räume, Geräte, Materialien usw.) sowie Personal (Projektbetreuende, Mitarbeitende, Mentorinnen und Mentoren) zur Verfügung. Manche SFZ haben über Deputatsstunden Lehrkräfte als Projektbetreuende gewinnen können. Auch pensionierte Fachleute, Studierende oder Lehrkräfte kommen als Projektbetreuende in Frage.   

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• SFZ im laufenden Betrieb

Minderjährige Personen, d.h. alle Personen vor Vollendung des 18. Lebensjahres, bedürfen stets der Aufsicht.

Dies hat insbesondere zwei Gründe: Zum einen soll die minderjährige Person vor eigenen Schäden bewahrt werden, zum anderen soll verhindert werden, dass die minderjährige Person anderen (dritten) Personen Schäden zufügt.

Bei einer Übernahme der Aufsichtspflicht kann deren Nichtbeachtung zu einer eigenen Haftung der aufsichtspflichtigen Person führen.

Es gibt keine klaren gesetzlichen Vorgaben, welche Maßnahmen zur Ausübung der Aufsichtspflicht erforderlich sind. Dies hängt vom konkreten Einzelfall ab, wobei es stets erforderlich ist, die aufsichtsbedürftige Person über mögliche Risiken und Gefahren aufzuklären und sicherzustellen, dass sie stets unter Aufsicht ist, um bei drohenden Gefahren ggf. steuernd einzugreifen.

Die gebotene Intensität der Aufsicht richten sich sowohl nach der zu beaufsichtigenden Person (z.B. Alter, Kenntnis, Fertigkeiten) als auch nach dem Ausmaß der Gefahr (z.B. Gefährlichkeit des Gegenstands, Gefährlichkeit der geplanten Aktion, etc.).

Zur Veranschaulichung dient das Praxisbeispiel „Zur Aufsichtsproblematik“ des SFN Hessen.

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• SFZ im laufenden Betrieb

Auch bei einer Abendveranstaltung gelten die allgemeinen Grundsätze zur Aufsichtspflicht.

Das bedeutet, dass es sich bei Abendveranstaltungen, die durch ein SFZ organsiert werden (Abendessen im Restaurant, Pizza-Abend oder Übernachtungsparty im SFZ) grundsätzlich nicht um Privatveranstaltungen der Kinder und Jugendlichen handelt.

Hierbei sind insbesondere bei der Durchführung von Abendveranstaltungen auch die Vorgaben des Jugendschutzgesetzes zu beachten. Für einen ersten Überblick bietet sich die Arbeitshilfe „Jugendschutz - verständlich erklärt“ des Bundesministeriums für Familie, Senioren, Frauen und Jugend an.

• SFZ im laufenden Betrieb

Sofern Sie für Ihre SFZ-Angebote eine Anmeldung über Onlinetools bzw. Online- Anmeldeformulare anbieten, sollten Sie datenschutzrelevante Fragen klären. Bevor Sie mit der Verarbeitung persönlicher Daten beginnen (z. B. durch Speicherung, Übermittlung, Löschung), sollten Sie sich klar machen, dass es sich hierbei nicht nur um die eigentlichen Daten handelt, die bei der Anmeldung abgefragt werden, wie z. B. Name, Adresse, Telefonnummer, sondern beispielsweise auch um die jeweiligen IP-Adressen der Endgeräte, mit denen die Teilnehmenden das Kontaktformular abrufen. Es ist sinnvoll, sich alle Prozesse im SFZ-Betrieb unter datenschutzrelevanten Aspekten bewusst zu machen, um eine sensible Datenschutzkultur im SFZ zu leben, welche die Grundrechte der Personen hinter den Daten wahrt und gleichzeitig die „Arbeitsfähigkeit“ des SFZ gewährleistet.

Wenn Sie Daten der Teilnehmenden verarbeiten, gibt es verschiedene Wege: Sie bzw. Ihre Mitarbeitenden können die Daten selbst verarbeiten oder Sie beauftragen einen Anbieter von Anmelde-Tools. Beachten Sie in jedem Fall folgende Aspekte:

·       Informieren Sie in den Datenschutzhinweisen auf Ihrer Website über die Datenverarbeitung. Darunter fallen Informationen zur Datenverarbeitung beim Besuch Ihrer Webseite, zur Verwaltung sowie eventuellen weitergehenden Nutzung der Anmeldedaten. Geben Sie in den Datenschutzhinweisen an, welches Videokonferenz-Tool und welche weiteren interaktiven Tools Sie nutzen und berücksichtigen Sie hierbei, dass manche Tools ggf. mit internationalen Datentransfers verbunden sind. Nach Möglichkeit sollten Tools genutzt werden, die keine Daten in Staaten außerhalb der EU übermitteln. Darüber hinaus gehören Informationen zum Umgang mit Fotos auf Veranstaltungen und deren Nutzung, beispielsweise auf Social Media, ebenfalls zu erforderlichen Informationen in den Datenschutzhinweisen. Auf der Website der Stiftung Datenschutz finden Sie einen Generator für die Erstellung der Datenschutzhinweise.

·       Daten dürfen nur verarbeitet werden, wenn es eine Rechtsgrundlage dafür gibt. Das können die Einwilligung der Person hinter den Daten, ein Vertrag mit dieser Person (z. B. für die Teilnahme an Ihren SFZ-Angeboten) oder Ihre berechtigten Interessen sein.

·       Bei der Nutzung von Anmelde-Tools externer Anbieter sollten Sie vorab prüfen, was die externen Anbieter mit den Teilnehmendendaten machen und idealerweise einen sogenannten Auftragsverarbeitungsvertrag abschließen. Dieser Vertrag bindet den Dienstleister (z. B. Webhoster) so ein, dass Sie selbst die maximale Kontrolle über die Teilnehmendendaten behalten. Manchmal ist der Auftragsverarbeitungsvertrag in den AGB integriert, in der Regel aber muss er separat abgeschlossen werden. Wenn Sie keinen externen Anbieter nutzen bzw. die Teilnehmendendaten selbst verwalten, benötigen Sie keinen Auftragsverarbeitungsvertrag. Eine bundeslandübergreifend gültige Mustervorlage finden Sie auf der Website des Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Baden-Württemberg.

·       Wichtig: Beim Schutz der Daten von minderjährigen Kindern und Jugendlichen sollten Sie besonders sorgfältig sein und immer eine Einwilligung von Erziehungsberechtigten einholen. Achten Sie darauf: Sobald diese zurückgezogen wurde, müssen Sie alle Fotos und Daten löschen, auf bzw. in denen die betroffene Person erkennbar ist.

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• SFZ im laufenden Betrieb

Die DSGVO sieht keine festen Altersgrenzen für eine Einwilligung der Erziehungsberechtigten vor. Dennoch sollten Sie bei Minderjährigen grundsätzlich und bei Kindern unter 16 Jahren in jedem Fall eine Einverständniserklärung der Erziehungsberechtigten einholen. Am besten schriftlich und von beiden Erziehungsberechtigten, wenn es zwei gibt. Alternativ können Sie sich eine Vollmacht des jeweils anderen Erziehungsberechtigten vorzeigen lassen. Bei Online-Anmeldeverfahren benötigen Sie keine händische Unterschrift. In dem Fall gibt es verschiedene Wege, die Einwilligung der Erziehungsberechtigten einzuholen, beispielsweise direkt über die E-Mail-Adresse der Erziehungsberechtigten oder durch Versenden der eingescannten und unterschriebenen Einwilligung.

Wenn es um die Einwilligung zur Aufnahme von Fotos oder Videos geht, ist nicht das Alter selbst entscheidend (ausgenommen Art. 8 DSGVO ist anwendbar), sondern ob eine minderjährige Person fähig ist, die Tragweite der Entscheidung zu erfassen.

Somit ergibt sich folgende Empfehlung:

·       Unter 12 Jahren (Daten & Fotos): Die Einwilligung der Erziehungsberechtigten ist erforderlich. Die Einwilligung des Kindes ist nicht unbedingt erforderlich, sie kann aber trotzdem zusätzlich eingeholt werden.

·       Ab 12 Jahren (Fotos): Die betroffene Person und deren Erziehungsberechtigte müssen gemeinsam die Erlaubnis für die Nutzung von Fotos geben.

·       12-16 Jahre (Daten): Die betroffene Person und deren Erziehungsberechtigte müssen gemeinsam die Erlaubnis für die Nutzung von Daten geben.

·       Ab 16 Jahre (Daten): Die betroffene Person kann in der Regel selbst die Erlaubnis für die Nutzung von Daten geben.

Bei der Verbreitung der Fotos im Internet, insbesondere auf Social Media, ist Vorsicht geboten, da es sich hier um zusätzliche Übermittlung der Daten an Dritte handelt. Sie müssen auf jeden Fall darüber informieren und sich auch eine Einwilligung des/der Jugendlichen und der Erziehungsberechtigten einholen.

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Die Zusammenarbeit zwischen SFZ und Kooperationspartnern (z. B. Hochschulen, Schulen, Vereinen, Unternehmen) bringt für beide Seiten Vorteile und ist in der regionalen MINT-Förderung vielerorts nicht mehr wegzudenken.

Damit eine Kooperation von Beginn an steuerrechtlich auf sicheren Beinen steht, sollten Sie daher frühzeitig gemeinsam mit einer Steuerberaterin oder einem Steuerberater insbesondere folgende Aspekte der Zusammenarbeit prüfen:

• Das Handeln der gemeinnützigen Organisation im Rahmen der Kooperation sollte grundsätzlich ausschließließlich der Verfolgung eigener steuerbegünstigter Zwecke dienen. Andernfalls begründet die Kooperation mitunter eine steuerpflichtige Tätigkeit.
• Hierbei sollte darauf geachtet werden, das nach Außen hin weiterhin die handelnden Kooperationspartner auftreten und nicht zum Beispiel das Kooperationsgebilde als eigenständiger Vertragspartner. Dies kann zwar im Einzelfall ebenfalls möglich sein, sollte jedoch vorab geprüft werden, da sich hier weitere Folgefragen ergeben (beispielsweise zu Gewerbesteuer, Umsatzsteuer und Haftung).
• Bei Zahlungen zwischen den einzelnen Kooperationspartnern muss der Zweck der Zahlung beachtet werden. Hierbei spielt auch eine Rolle, ob der Kooperationspartner ebenfalls gemeinnützig ist. Mittelweiterleitungen unter gemeinnützigen Organisationen zur Verfolgung steuerbegünstigter Zwecke sind grundsätzlich möglich, demgegenüber können z.B. Vergütungen zwischen Kooperationenpartnern für Raum- oder Personalüberlassungen steuerpflichtige Einnahmen sein.
• Es sind viele verschiedene Formen der Zusammenarbeit möglich, die jeweils unterschiedliche rechtliche und steuerliche Besonderheiten haben. Möglich ist z.B. die bloße Mittelweiterleitung, eine gleichberechtigte Projektzusammenarbeit, eine Hilfstätigkeit für andere Organisationen und grundsätzlich auch die (ggf. steuerpflichtige) Überlassung von Räumlichkeiten oder Material.

Arbeiten zum Beispiel mehrere gemeinnützige SFZ bei der Umsetzung eines größeren Projekts zusammen, können ggf. auch gemeinsam Zuschüsse beantragt werden bzw. untereinander Mittel weitergeleitet werden, sofern jeweils mit dem Projekt die eigenen steuerbegünstigten Zwecke verfolgt werden. 

Einführende Informationen zu rechtlichen und steuerrechtlichen Besonderheiten finden Sie auch im Vereinsmagazin Deutsches Ehrenamt Benedetto.

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Spenden und Sponsoring sind unterschiedliche Formen der finanziellen oder materiellen Unterstützung, die insbesondere für den Empfänger wie z. B. ein SFZ unterschiedliche steuerliche Folgen haben. Eine genaue Abgrenzung im Einzelfall ist daher sehr wichtig.

Eine Spende ist eine freiwillige finanzielle oder materielle Leistung, die an eine gemeinnützige Organisation (wie z.B. ein SFZ) getätigt wird, um bestimmte gemeinnützige Zwecke zu fördern, wie z.B. die Stärkung der MINT-Bildung in Deutschland als Förderung von Wissenschaft und Forschung. Eine Spende kann eine einmalige sowie wiederkehrende Zahlung sein, die auf einen bestimmten Zeitraum festgelegt ist. Aber nicht nur Geld, sondern auch Sachmittel können gespendet werden. Wichtig ist, dass eine Spende keine Vorteile für den Spender oder Gegenleistungen nach sich ziehen darf.

Eine gemeinnützige Organisation, die eine Spende empfängt, darf die Spende nur zur Verfolgung ihrer gemeinnützigen Zwecke verwenden. Für den Spender ist der gezahlte Spendenbetrag unter Berücksichtigung bestimmer Höchstgrenzen steuerlich abzugsfähig. Hierfür werden in der Regel durch die gemeinnützige Organisation sogenannte Spendenquittungen ausgestellt.

Sponsoring ist eine Form des Marketings, bei der ein Unternehmen gezielt finanzielle oder materielle Unterstützung für Organisationen oder auch Veranstaltungen einsetzt, um eigene Öffentlichkeitsarbeit zu betreiben oder seine Produkte und Dienstleistungen zu bewerben. Im Gegenzug für die finanzielle Zuwendung oder Sachmittel erhält das Unternehmen eine Leistung, wie zum Beispiel Werbung oder die Möglichkeit, als offizieller Sponsor einer Organisation oder Veranstaltung aufzutreten. Hierzu sollten Art und Umfang der Leistungen des Sponsors und des Empfängers immer in einem Vertrag geregelt werden.

Bei der empfangenden gemeinnützigen Organisation können die Sponsoringeinnahmen entweder steuerfrei, ggf. aber auch steuerpflichtig sein. Dies hängt insbesondere von dem Grad der im Sponsoringvertrag vereinbarten Mitwirkung an der Werbeleistung für das Unternehmen ab. Sofern der Sponsor z.B. lediglich mit dem Namen der Organisation wirbt oder sich die Mitwirkung auf einzelne Danksagungen beschränkt, können die Einnahmen grundsätzlich steuerfrei sein. Je aktiver jedoch die Mitwirkung an der Werbung für das Unternehmen ist, desto eher sollte von steuerpflichtigen Einnahmen ausgegangen werden (so z. B. bei Anzeigenwerbung in Publikationen oder Logo-Verlinkungen auf der Homepage). Aufgrund dieser unterschiedlichen steuerlichen Behandlung von Sponsoring beim Empfänger (in diesem Falle dem SFZ), sollten die Einzelheiten daher in jedem Falle vor Abschluss des Sponsoringvertrags mit einer Steuerberaterin oder einem Steuerberater vertieft geprüft werden.

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Schülerforschungszentren dürfen generell sowohl Spenden als auch Sponsoring annehmen. Die empfangenen Spenden und Sponsorengelder müssen grundsätzlich ausschließlich für gemeinnützige Zwecke verwendet werden. Unabhängig von der Verwendung der Gelder können Sponsoringeinnahmen unter Umständen steuerpflichtige Einnahmen sein.

Prüfen Sie bei der Zusammenarbeit mit einem Sponsor und der Durchführung von Veranstaltungen sorgfältig, ob diese mit den gemeinnützigen Zielen des SFZ vereinbar sind und ob steuerliche Besonderheiten zu beachten sind. Eine Beratung durch eine Steuerberaterin oder einen Steuerberater ist zu empfehlen, um sicherzustellen, dass Ihr SFZ die Voraussetzungen der Gemeinnützigkeit erfüllt.

Weitere Informationen und Tipps zum Thema Steuern im Vereinskontext finden Sie auf der Seite des Vereins Deutsches Ehrenamt e. V.   

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Gemeinnützige Organisationen können in bestimmten Fällen der Umsatzsteuerpflicht unterliegen. Es gibt keine allgemeine Befreiung von der Umsatzsteuer für gemeinnützige Organisationen. Eine Umsatzsteuerpflicht ergibt sich, wenn sie Leistungen gegen Entgelt erbringen, also wirtschaftliche Tätigkeiten ausüben und hierfür eine Vergütung erhalten. Hierbei ist grundsätzlich unerheblich, ob dies der unmittelbaren Verwirklichung der steuerbegünstigten Zwecke dient. Typischerweise sind daher z. B. der Verkauf von Getränken und Speisen oder der Verkauf von Kleidung mit dem Vereinslogo umsatzsteuerpflichtige Leistungen. Hierbei sind viele unterschiedliche umsatzsteuerliche Regelungen und Ausnahmen zu beachten. 

Vor allem ist zu prüfen, ob das SFZ für Zwecke der Umsatzsteuer ein sogenannter Kleinunternehmer ist. Dies ist in der Regel dann der Fall, wenn der Umsatz im Vorjahr die Grenze von 22.000 € nicht überstiegen hat. Sofern das SFZ ein solcher Kleinunternehmer ist, wird die Umsatzsteuer grundsätzlich nicht erhoben. Dennoch müssen die einzelnen Leistungen (also z. B. Verkäufe) genau dokumentiert und ggf. gegenüber dem Finanzamt erklärt werden. Hierbei kann eine Steuerberaterin oder ein Steuerberater unterstützen.

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Beim sogenannten Sponsoring handelt es sich um eine besondere Finanzierungsform für gemeinnützige Organisationen. Sponsoring bezeichnet die Gewährung von Geld oder geldwerten Vorteilen an eine gemeinnützige Organisation durch einen Sponsor (i.d.R. ein Unternehmen), wobei auch eigene unternehmensbezogene Ziele der Werbung oder Öffentlichkeitsarbeit verfolgt werden.  

Je nachdem, wie aktiv eine gemeinnützige Organisation an den Sponsoringmaßnahmen mitwirkt bzw. welche Gegenleistungen für die Zuwendungen des Sponsors erbracht werden, ist zwischen aktivem und passivem Sponsoring zu unterscheiden. Von diesem Grad der Mitwirkung hängt auch ab, ob es sich bei den Sponsoring-Einnahmen um steuerpflichtige oder steuerfreie Einnahmen bei der gemeinnützigen Organisation handelt.

Beim aktiven Sponsoring wirkt die gemeinnützige Organisation aktiv an der Werbung für den Sponsor (das Unternehmen) mit. Dies kann z.B. durch die Publikation von Anzeigen erfolgen, aber auch, wenn beispielsweise ein SFZ auf seiner Homepage das Logo des Sponsors direkt mit der Homepage des Sponsors verlinkt. Hierfür gewährte Zuwendungen durch das Unternehmen stellen grundsätzlich steuerpflichtige Einnahmen im wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb bei der gesponserten gemeinnützigen Körperschaft dar.

Demgegenüber wird beim passiven Sponsoring lediglich fremde Werbung, d.h. die vom Unternehmen veröffentlichte Werbung, durch die gemeinnützige Organisation geduldet. Hierzu kann beispielsweise ein SFZ das Recht an seinem Namen oder seinem Logo an das Unternehmen für Zwecke der Werbung überlassen bzw. dem Unternehmen gestatten, für Werbezwecke auf die Unterstützungsleistungen an das SFZ hinzuweisen. In solchen Fällen des passiven Sponsorings können grundsätzlich steuerfreie Einnahmen aus der Vermögensverwaltung vorliegen. Gleiches gilt auch, wenn die gemeinnützige Organisation mit „üblichen“ Danksagungen auf die Unterstützung durch das Unternehmen lediglich hinweist (z.B. Hinweis auf Unterstützung des Sponsors auf der Website oder auf Plakaten). 

Da die steuerliche Behandlung (d.h. steuerfreie oder steuerpflichtige Einnahmen) jeweils davon abhängt, in welchem Umfang die gemeinnützige Organisation an der Werbung mitwirkt, sollten die Einzelheiten in einem Sponsoringvertrag geregelt werden. Dies ist im jeweiligen Einzelfall ggf. gemeinsam mit einer Steuerberaterin oder einem Steuerberater zu prüfen.

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• SFZ im laufenden Betrieb

Alle gemeinnützigen Organisationen (z. B. in der Rechtsform des Vereins oder einer GmbH) können Spenden empfangen. Eine Spende ist dadurch gekennzeichnet, dass sie freiwillig und ohne Gegenleistung zur Unterstützung der gemeinnützigen Zwecke gewährt wird. Die erhaltenen Spenden sind bei der gemeinnützigen Organisation steuerfrei. Es besteht keine Obergrenze für den Empfang von Spenden. Nur auf Ebene des Spenders oder der Spenderin gibt es Höchstbeträge für den Sonderausgabenabzug.

Für den steuerlichen Spendenabzug bei der spendenden Person stellt die gemeinnützige Organisation dafür in der Regel eine sogenannte Spendenbescheinigung aus. Voraussetzung hierfür ist, dass ein aktueller Freistellungsbescheid vorliegt, dessen Datum nicht länger als fünf Jahre zurückliegt. In Neugründungsfällen muss ein sogenannter Bescheid nach § 60a AO vorliegen, dessen Datum nicht länger als drei Jahre zurückliegen darf.

Für die Spendenbescheinigung sind bestimmte amtliche Vorlagen der Finanzverwaltung zu verwenden (siehe Mustervorlagen).

Es ist für ein gemeinnütziges SFZ, das bereits in der Rechtsform eines Vereins oder einer GmbH besteht, nicht zwingend erforderlich, einen angegliederten Förderverein zu gründen, um Spenden erhalten zu können. 

Auch SFZ, die an Schulen oder Hochschulen ohne eigene Rechtsform bestehen, können über ihren öffentlich-rechtlichen Träger grundsätzlich Spenden erhalten. Das Vorgehen sollte jeweils im Einzelfall mit dem Träger abgestimmt werden. Hier könnte auch die Gründung eines angegliederten Fördervereins erwogen werden.

Sofern für ein SFZ ein separater gemeinnütziger Förderverein gegründet wird, gelten für den Empfang von Spenden durch den Förderverein die gleichen oben genannten Regelungen. Der Förderverein kann die Aktivitäten des SFZ entweder durch eigene Maßnahmen unterstützen oder aber die empfangenen Spenden grundsätzlich auch an das gemeinnützige SFZ (bzw. dessen Träger) weiterleiten. 

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Für die Ausstellung von Spendenbescheinigungen existiert ein von der Finanzverwaltung veröffentlichter Vordruck, der zwingend als Vorlage zu verwenden ist. Die amtliche Vorlage darf grundsätzlich nicht verändert werden.

Es bestehen unterschiedliche Vorlagen, je nachdem, ob es sich um eine Geldzuwendung oder eine Sachzuwendung handelt. In der Vorlage sind Angaben zur gemeinnützigen Organisation sowie zur zuwendenden Person aufzunehmen. Ebenfalls sind der Betrag anzugeben (bzw. Angaben zur Wertermittlung bei Sachspenden) sowie die Daten des Freistellungsbescheids in die Vorlage zu übernehmen.

Bei Kleinspenden (Zuwendungen bis einschließlich 300 €) besteht die Möglichkeit eines vereinfachten Nachweises. In diesen Fällen ist es für den Spendenabzug ausreichend, wenn ein Bankbeleg (z. B. Kontoauszug) und ein Empfängerbeleg vorgelegt werden kann. Eine Spendenbescheinigung ist nicht erforderlich. Der Empfängerbeleg hat die steuerbegünstigten Zwecke sowie die Daten des Freistellungsbescheids zu enthalten sowie einen Hinweis darauf, ob es sich um eine Spende oder einen Mitgliedsbeitrag handelt.

Vorlagen für Spendenbescheinigungen finden Sie auf der Website der Finanzverwaltung des Bundesministeriums der Finanzen: Formular-Management-System (formulare-bfinv.de). Die Formulare sind unter dem Thread -> Formularcenter -> Steuerformulare -> Gemeinnützigkeit zu finden. Die häufigsten Formulare finden Sie auch unter Mustervorlagen. 

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Ein SFZ aufzubauen, erfordert Zeit, Geduld und ein engagiertes Team – aber es lohnt sich! In unseren Tipps zur Gründung eines SFZ finden Sie praxiserprobte Empfehlungen aus dem SFZ-Netzwerk, die Sie bei den ersten Schritten zur Gründung begleiten. 

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Grundsätzlich wird die Trägerschaft für ein SFZ sehr vielfältig wahrgenommen. Durch mehrere Träger kann ein stabiles Unterstützernetzwerk gebildet werden, das langfristig Planungssicherheit gibt.  Beispielsweise können Kommunen, Bildungseinrichtungen, Wirtschafts- und Regionalförderer, Unternehmerverbände, Hochschulen, Forschungsinstitute und Privatpersonen gemeinsam eine Trägerschaft für ein SFZ bilden. Aber auch eine einzelne Institution wie beispielsweise eine Hochschule, ein Förderverein, ein Landkreis oder ein gemeinnütziger Verein kann als alleiniger Träger fungieren.  

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SFZ können in unterschiedlichen Rechtsformen organisiert sein.

Viele der im SFZ-Netzwerk vertretenen Schülerforschungszentren sind als eingetragene Vereine (e. V.) organisiert. Einige SFZ haben die Rechtsform einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH). Ein Sonderfall der GmbH stellt die Unternehmergesellschaft (UG) dar. Alle drei Rechtsformen (e. V., GmbH, UG) können den Status der Gemeinnützigkeit erlangen. Dies kann verschiedene steuerliche Vorteile zur Folge haben.

Daneben können SFZ auch an Hochschulen oder Universitäten angesiedelt sein. Diese Träger sind in der Regel als Körperschaft des öffentlichen Rechts organisiert. Sofern das SFZ in keiner eigenen Rechtsform besteht, richtet sich der Status des SFZ insbesondere nach der jeweiligen Satzung des Trägers.

Die an den Schulen ansässigen SFZ können als schulische Aktivitäten organisiert sein und haben in diesem Fall in der Regel keine eigene Rechtsform. Die Gründung in einer eigenen Rechtsform ist aber auch hier grundsätzlich möglich.

Des Weiteren kann auch eine Stiftung Träger eines SFZ sein.

Hier finden Sie eine kurze Übersicht der häufigsten Rechtsformen:

Bitte beachten Sie, dass diese Übersicht nur einen ersten Überblick über die genannten Rechtsformen bietet.

Weitere ausführliche Informationen zu einzelnen Rechtsformen finden Sie auf der Website des Vereins Deutsches Ehrenamt e. V.

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Ein gemeinnütziger Verein hat die Förderung eines gemeinnützigen Zwecks zum Ziel. Als Verein kann die Gemeinnützigkeit beantragt werden. Hierfür müssen Sie einen Antrag auf Gemeinnützigkeit beim Finanzamt unter Vorlage der Satzung und des Gründungsprotokolls stellen. Für die Bestätigung der Gemeinnützigkeit muss die Satzung bestimmte Mindest-Angaben enthalten. Des Weiteren muss die tatsächliche Geschäftsführung in der Vereinspraxis die gemeinnützigen Zwecke umsetzen. Gemeinnützige Vereine erhalten steuerliche Vorteile.

Die gemeinnützige GmbH (gGmbH) ist eine Sonderform der GmbH (Gesellschaft mit beschränkter Haftung), die ausschließlich und unmittelbar gemeinnützige Zwecke verfolgt und deshalb steuerliche Vorteile genießt. Falls Sie nicht die erforderlichen 25.000 EUR als Mindesteinlage haben, könnte eine gemeinnützige Unternehmergesellschaft (gUG) eine Alternative für Sie sein. Die gemeinnützige Unternehmergesellschaft (gUG) ist als „kleine GmbH“ zu verstehen, die mit einer Mindesteinlage von nur einem Euro gegründet werden kann, und die sich einem gemeinnützigen Zweck verpflichtet.

Weitere hilfreiche Informationen rund um die einzelnen Rechtsformen finden Sie auf der Website des Vereins Deutsches Ehrenamt e. V.:

Gemeinnütziger Verein

Gemeinnützige GmbH

Gemeinnützige Unternehmergesellschaft

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Wenn Sie Ihr SFZ als einen gemeinnützigen eingetragenen Verein gründen wollen, müssen Sie folgende 7 Schritte befolgen:

1.     Sieben geschäftsfähige Gründungsmitglieder zur Vereinsgründung finden und gemeinsam Vereinssatzung formulieren

2.     Gründungsversammlung abhalten

3.     Vereinssatzung beschließen (Satzung muss vorab mit dem Finanzamt abgestimmt werden)

4.     Gründungsprotokoll schreiben

5.     Gemeinnützigkeit beantragen

6.     In das Vereinsregister eintragen

7.     Bankkonto eröffnen

Weitere hilfreiche Informationen zur Vereinsgründung und Mustervorlagen (wie z. B. für Gründungsprotokolle) finden Sie auf der Seite des Vereins Deutsches Ehrenamt e. V.

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Ja, SFZ-Mitarbeitende benötigen ein erweitertes Führungszeugnis. Dieses wird nach § 30a  Abs. 1 BZRG erteilt, wenn dies in gesetzlichen Bestimmungen vorgesehen ist oder wenn das Führungszeugnis für eine sonstige berufliche oder ehrenamtliche Beaufsichtigung, Betreuung, Erziehung oder Ausbildung Minderjähriger oder eine Tätigkeit benötigt wird, die in vergleichbarer Weise geeignet ist, Kontakt zu Minderjährigen aufzunehmen. Daher muss jede Person, die in der Kinder- oder Jugendarbeit und somit auch an einem SFZ tätig werden will, ein sogenanntes erweitertes Führungszeugnis vorlegen.

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• SFZ im laufenden Betrieb

Bei der Antragstellung ist eine schriftliche Aufforderung des Arbeitgebers, in diesem Falle des SFZ, vorzulegen, die das "erweiterte Führungszeugnis" verlangt und in der das SFZ bestätigt, dass die Voraussetzungen des § 30a Abs. 1 BZRG für die Erteilung eines solchen Führungszeugnisses vorliegen. Bei Selbstständigen reicht die Bescheinigung der Antrag stellenden Person aus.

Beim Online-Portal des Bundesamts für Justiz können SFZ-Mitarbeitende das Führungszeugnis online beantragen: https://www.fuehrungszeugnis.bund.de/. Weitere Informationen zum Führungszeugnis und der Antragstellung finden Sie auf der Internetseite des Bundesamts für Justiz.

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Ein SFZ braucht ein engagiertes Team aus fachlich und pädagogisch geeignetem Personal. In manchen SFZ ermöglichen Deputatsstunden den Einsatz von Lehrkräften als Betreuende. Denken Sie bei der Zusammenstellung Ihres Teams über den Tellerrand hinaus: Pensionierte Fachleute bringen viel Berufserfahrung und Praxiswissen mit. Studierende oder Referendare können teilweise auch als Betreuende eingesetzt werden und durch ihre Mitarbeit in einem SFZ erste berufspraktische Erfahrungen sammeln. Ziehen Sie neben diesen Personengruppen auch Freiwilligendienstleistende in Betracht.  

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Ja, grundsätzlich schon. Folgende Freiwilligendienste kommen für einen Einsatz an einem SFZ in Frage: 

• Freiwilliges Soziales Jahr (FSJ) 

• Freiwilliges Ökologisches Jahr (FÖJ) 

• Bundesfreiwilligendienst (BFD) 

Alle Freiwilligendienste setzen voraus, dass die Freiwilligen ihre Vollzeitschulpflicht erfüllt haben. FSJ und FÖJ stehen Personen von 16 bis 26 Jahren offen, beim BFD gibt es keine Altersbegrenzung.  

Ein SFZ darf Freiwilligendienstleistende beschäftigen, sofern es als Einsatzstelle offiziell anerkannt ist. Will ein SFZ als solche anerkannt werden, muss es sich zunächst bei einem von der jeweiligen Landesregierung zugelassenen Träger anmelden. Je nach Bundesland und Träger können sich die Anforderungen an eine Einsatzstelle unterscheiden. Weitere Informationen zum Anerkennungsverfahren sowie zu den Aufgaben als Einsatzstelle finden Sie auf der Website jugendfreiwilligendienste.de des Bundesministeriums für Familie, Senioren, Frauen und Jugend. 

Eine bundesweite Übersicht der Träger der Freiwilligendienste Kultur und Bildung (in der Regel FSJ) finden Sie auf der Website Freiwilligendienste Kultur und Bildung. Der Förderverein Ökologische Freiwilligendienste e. V. (FÖF e. V.) ist der Dachverband der etwa 50 Träger der FÖJ in Deutschland. Hier finden Sie eine Übersicht der Träger nach Bundesländern. Wenn Sie Ihr SFZ als Einsatzstelle für den BFD anerkennen möchten, finden Sie weiterführende Informationen dazu beim Bundesfreiwilligendienst des Bundesamts für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben. Dort finden Sie auch einen Antrag auf Anerkennung als Einsatzstelle im Bundesfreiwilligendienst. 

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Folgende Voraussetzungen müssen Einsatzstellen von Freiwilligendienstleistenden erfüllen: 

• Die Einrichtung muss eine Kultur-, Jugend- oder Bildungseinrichtung sein, die im Freiwilligendienst eine gemeinwohlorientierte Tätigkeit anbietet. 

• In der Einrichtung gibt es eine Person, die die Freiwilligendienstleistenden pädagogisch und fachlich begleitet. Die Freiwilligendienstleistenden übernehmen in der Einsatzstelle zusätzliche Aufgaben und unterstützen damit die Einsatzstelle. Sie dürfen kein Ersatz für hauptamtlich Mitarbeitende sein.  

• Die Freiwilligendienstleistenden werden für die Teilnahme an Seminaren und an Bildungstagen von ihrer Tätigkeit in der Einsatzstelle freigestellt. Bei einem zwölfmonatigen Einsatz gibt es 25 Bildungstage. 

Ein Freiwilligendienst wird in der Regel als Vollzeitbeschäftigung absolviert. In Ausnahmefällen ist auch eine Teilzeitbeschäftigung im Rahmen von mindestens 20 Stunden pro Woche möglich. Der Einsatz dauert in der Regel 12 Monate (von September bis August). Die Mindestdauer beträgt 6 Monate. Maximal sind 24 Monate möglich.  

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Die wichtigste Versicherung für ein SFZ ist die Haftpflichtversicherung. Per Gesetzgebung sind die Betreibenden eines SFZ verpflichtet, einen Schaden zu ersetzen, der einem Dritten im Rahmen der Betriebstätigkeit schuldhaft zugefügt wird (§823 BGB). In Betracht kommen Personen-, Sach- und daraus resultierende Vermögensschäden. Zum Beispiel: Eine Person verletzt sich bei einem Versuch aufgrund einer fehlenden oder unzureichenden Belehrung durch die Aufsichtspflicht innehabende Person oder ein gemieteter Veranstaltungsraum wird bei einer Veranstaltung durch ein misslungenes Experiment oder aus anderen Gründen beschädigt.

Welche Versicherungen für Ihr SFZ sinnvoll sind, lässt sich nur im Einzelfall klären, ggf. unter Hinzuziehung einer juristischen Beratung. Neben der Frage, welchen Umfang die Versicherung abdecken soll, ist insbesondere auch die Rechtsform Ihres SFZ zu beachten.

Neben der Haftpflichtversicherung können weitere Versicherungen sinnvoll sein:

·       Rechtsschutzversicherung: Diese übernimmt das Kostenrisiko, wenn es um Gerichts- und Anwaltskosten geht.

·       Sachversicherungen wie beispielsweise Gebäude- und Inhaltsversicherung, Elektronikversicherung, 3-D-Drucker- oder Messgeräteversicherung. Im Unterschied zu Haftpflichtversicherungen leistet eine Sachversicherung verschuldensunabhängig. Der Versicherungsfall ergibt sich aus den zuvor vereinbarten Risiken, die versichert sind. Diese können zum Beispiel Feuer, Leitungswasser, Sturm, Diebstahl, Vandalismus oder Fehlbedienung sein.

·       Unfallversicherung: Diese gleicht Gesundheitsschäden aus, die Versicherte infolge einer versicherten Tätigkeit erleiden. Hierzu muss sowohl die geschädigte Person als auch die Tätigkeit vom Umfang der Versicherung abgedeckt sein. Im Kontext eines SFZ bietet es sich an, als versicherte Personen die Mitarbeitenden, teilnehmende Kinder und Jugendliche sowie Besuchende aufzunehmen.

·       Cyber-Versicherung: Diese Zusatzversicherung sichert Schäden ab, die im Zusammenhang mit Hacker-Angriffen oder sonstigen Akten von Internetkriminalität entstehen.

Bei der Wahl der richtigen Versicherungen ist es wichtig, dass die Versicherungen den individuellen Bedürfnissen Ihres SFZ entsprechen. Der Grundsatz sollte dabei lauten: „So viel wie nötig, so wenig wie möglich.“

Weitere Informationen finden Sie im Versicherungsratgeber für Schülerforschungszentren (S. 29). Zusätzlich können Sie sich beim LernortLabor – Bundesverband der Schülerlabore e. V. über Versicherungspakete für Schülerforschungszentren informieren.

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Die Haftpflichtversicherung ersetzt Schäden, die im Rahmen der Betriebstätigkeit einem Dritten schuldhaft zugefügt wurden. In Betracht kommen Personen-, Sach- und daraus resultierende Vermögensschäden. Ein Vermögensschaden ist ein finanzieller Schaden, den jemand erleidet. Juristisch spricht man von einem herbeigeführten geldwerten Nachteil einer natürlichen oder juristischen Person. Zu unterscheiden sind „echte/reine“ und „unechte“ Vermögensschäden.

Der echte Vermögensschaden ist ein finanzieller Schaden, der sich nicht aus einem Sach- oder Personenschaden herleiten lässt. Beispiel: Das Schülerforschungszentrum erhält Fördermittel. Die Nachweise der Mittelverwendung sind aufgrund von Versäumnissen der Buchhaltung lückenhaft, sodass Fördermittel zurückgezahlt werden müssen.

Der unechte Vermögensschaden ist ein finanzieller Folgeschaden aus einem Sach- oder Personenschaden. Beispiel: Eine Person erleidet durch ein defektes Lötgerät beim Löten im SFZ einen körperlichen Schaden. Es kommt zum Vermögensfolgeschaden: Die Person fordert vom SFZ Schmerzensgeld und die Krankenkasse die Erstattung der Behandlungskosten.

Die Haftpflichtversicherung leistet in der Regel nur bei unechten Vermögensschäden. Echte Vermögensschäden werden durch eine Vermögensschadenhaftpflichtversicherung abgedeckt.

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Wenn eine Veranstaltung am SFZ als schulische Veranstaltung deklariert wird, greift bei Unfällen in der Regel die Unfallversicherung der Schule. Wenn es sich um eine außerschulische Veranstaltung handelt, greift die Unfallversicherung des SFZ bzw. dessen Trägers. Sollte es bei Unfällen zu Sachschäden oder Folgeschäden kommen, greifen andere Versicherungen wie zum Beispiel Sach- oder Haftpflichtversicherungen. Dies ist im Einzelfall mit dem jeweiligen Träger des SFZ zu klären.

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Die Frage nach einem geeigneten Versicherungsträger für SFZ lässt sich nicht pauschal beantworten. Sie können sich beim LernortLabor – Bundesverband der Schülerlabore e. V. über Versicherungspakete für Schülerforschungszentren informieren.

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